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Documentos Usuales en las Empresas

Por Bxxxe - 10 de Mayo, 2008, 20:48, Categoría: Documentos usuales

Son diversos los documentos que una empresa genera debido a su actividad, aquí vamos a estudiar los más usuales:

  • Carta comercial o publicitaria
  • El pedido
  • El albarán
  • El recibo
  • La factura
  • El cheque bancario

Carta comercial o publicitaria.

    Las cartas publicitarias tienen por objeto dar a conocer un producto e interesar en su adquisición, al receptor. Por esta razón estas misivas deben ser claras, dinámicas, sugestivas, interesantes y muy bien presentadas.

    La carta publicitaria, no obstante debe de ser una circular muy especial, debe presentarse como si fuera una comunicación particular. Convendrá firmarla como si fuera una carta original, aún cuando se hubiere reproducido en fotocopiadora.

El esquema de la carta, es el siguiente:

  • Descripción detallada de las características más notables del producto ofrecido
  • Ventajas del producto frente a otros similares y garantías de calidad
  • Invitar al cliente para que pueda conocer personalmente el producto y sus ventajas.

Las cartas comerciales son redactadas y presentadas de las más variadas formas, de acuerdo a las necesidades de las empresas y el sentido estético de quien las redacta. Sin embargo, todas en su disposición, presentan elementos comunes, que nos permiten
señalar que las cartas comerciales constan de tres partes principales:

Encabezamiento

Es la parte preparatoria, y la componen los siguientes elementos:

1.- Membrete: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.

2.-Lugar y Fecha: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.

3.- Referencia: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.

4.- Dirección interior: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.

5.-Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos :

Texto o cuerpo

Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo.

6.- El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje
entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderías.

Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es conveniente abusar de esta modalidad .

FInal o cierre

Es la conclusión de la carta y sus elementos son:

7.- Salutación: Es la expresión breve dedespedida.

8.- Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder).

9.-Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en minúsculas de la persona que digitó la carta.

10.-Inclusos: Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.

11.-Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.

Actividades

  1. Redacta una carta comercial dirigida a comercios eléctricos, en donde se haga referencia a que se ha lanzado al mercado una alarma doméstica que presenta una notables ventajas, tanto económicas, como de seguridad y de fácil instalación.

  2. Redacta una carta comercial donde solicites urgentemente que te envíen el precio por FAX de unos determinados productos.

  3. Redacta una carta comercial en donde se presente un nuevo producto en el mercado.

Modelo de carta modelo de pedido

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